Optimalisatie van een riskproces bij een grote financiële instelling

Praktijk optimalisatie van een risk proces

Startpunt

Bij een grote financiële instelling zijn er jaarlijks een aantal bevindingen vanuit de auditors waarvoor extra onderzoek verricht moet worden. Dit zijn gevoelige processen, omdat het bevindingen betreft van zowel interne als externe audits. Deze bevindingen zijn voor verschillende toezichthouders van belang en betreffen verschillende lagen in de organisatie. Op de bevindingen dienden daarom verbeteringen te worden aangebracht vanuit de drie verdedigingslinies van risicobeheersing.

Om de bevindingen nader te onderzoeken werd gebruik gemaakt van Excel sheets en Sharepoint. Er was permanent één persoon belast met de organisatie hiervan: deze persoon hield zich bezig met het aanjagen van het proces, het versiebeheer van de Excel sheets en het coördineren van de bijdrage van betrokkenen.

Dit complexe en gevoelige proces diende op een efficiënte en gecontroleerde wijze geoptimaliseerd te worden.

Onze aanpak

Na een aantal sessies met de belangrijkste betrokkenen kwamen wij tot een concept van het nieuwe procesontwerp. We stelden vast welke Kritische Proces Indicatoren (KPI’s) in de rapportages aanwezig dienden te zijn en hoe deze gepresenteerd zouden worden. Vervolgens bekeken we of dit vernieuwde proces ook werkbaar was voor alle andere betrokkenen en creëerden zodoende draagvlak voor het nieuwe proces.

Sequence werd ingericht zoals gespecificeerd in het procesontwerp. Alle bevindingen werden hier voorzien van een unieke code en specifieke eigenschappen behorend bij elke bevinding. Deze code en specifieke eigenschappen bepaalden de route die elke bevinding aflegde binnen het proces, over de verschillende afdelingen van de organisatie. Met validaties, controles en deadlines werd gewaarborgd dat elk traject per bevinding binnen de tijdslimieten wordt afgerond en dat het resultaat bij de juiste toezichthouders in de juiste vorm belandde. De historie en de evidence waren centraal beschikbaar en dankzij het ingebouwde versiebeheer in Sequence was het inzichtelijk welk document het meest recent was bijgewerkt en door wie.

Door de mogelijkheden van Sequence om een gelaagdheid aan te brengen in de details van elke bevinding, was het mogelijk een link te leggen tussen verbonden processen. De klant bewaarde hierdoor altijd het totaaloverzicht, maar kon ook de details van elk dossier en daaraan gelinkte dossiers inzien.

Managementrapportages gaven de bottlenecks in het traject weer en lieten eenvoudig zien waar in het proces er bijgestuurd moest worden. De Operationeel Risk Management medewerkers hoefden zich niet meer bezig te houden met het organiseren van het proces, waardoor er meer aandacht was voor inhoudelijke zaken.

Eindresultaat

Door de gestructureerde aanpak met de genoemde workshops in de beginfase van het project, was het proces al in de startfase tot in detail uitgewerkt. De stappen in het nieuwe riskproces werden automatisch gecontroleerd en gefaciliteerd. Overdrachtsmomenten werden hierdoor geminimaliseerd en de output was vooraf gedefinieerd.

Door de flexibiliteit van Sequence was het tevens mogelijk om gedurende het traject, het vastgelegde proces nog aan te passen. Hierdoor bleef de procesinrichting in Sequence aansluiten op de meest recente werkwijze.

Hierdoor herwon de klant controle over dit gevoelige proces. De klant hoeft hier nu minder resources aan te besteden en heeft een punctuele aanlevering aan de externe toezichthouders. Wijzigingen in het proces zijn traceerbaar en kunnen behandeld worden door het Operationeel Risk Management. Er is een duidelijk onderscheid in verantwoordelijkheid en in de taken en autorisaties tussen de drie verdedigingslinies van risicobeheersing.

De klant heeft hierdoor weer controle over het proces verkregen. Door de efficiënte procesinrichting is er een kleiner budget nodig voor het operationeel houden van dit Riskproces.

Klanten